西部計劃信息管理工作是西部計劃工作的重要組成部分。西部計劃信息系統（以下簡稱“系統”）是對志愿者在崗服務、享受政策待遇、跟蹤培養、記錄志愿經歷的重要載體。通過系統快速、準確、高效的各項數據統計、信息報送等工作，實現西部計劃志愿者信息管理電子化、規范化，為深入實施西部計劃提供科學依據。為近一步使各級項目辦和志愿者熟練掌握和使用系統，提高科學化管理服務的質量和水平，現就該系統操作步驟進行詳細說明（以西部計劃年度工作推進時間為序）并附操作步驟圖解。
一、招募選拔
學生報名過程及操作示意圖（點擊下載查閱大圖）
1．志愿者報名
4月中下旬至5月中上旬，報名學生可登陸西部計劃網站（xibu.youth.cn）和中國志愿者網站（www.zgzyz.org.cn）查看有關情況，用本人郵箱密碼注冊，如實填寫報名表并選擇三個意向服務省（意向服務省1為必選項），完成網上報名并提交。登錄西部計劃信息系統下載打印《報名登記表》，報名表由輔導員或院系團委負責人簽字，并由所在院（系）黨組織蓋章后，報名截止日前交至本校項目辦即完成志愿者報名全過程。
2.審核錄取
（1）高校項目辦
高校項目辦審核錄取學生操作示意圖（點擊查閱大圖）
高校項目辦登錄（xibu.youth.cn）系統后，查詢學生網上報名情況、報名統計、學生報名的用戶名和密碼，省（市）項目辦分配的崗位情況。高校項目辦收到學生的《報名登記表》后，及時核對學生網上報名信息的真實性，審核無誤后請點擊“未審核”，系統自動將狀態變為“已審核”；如果發現《報名登記表》與網上信息不符時，及時通知學生修改網上個人信息。學生的個人信息任何修改，其個人狀態將變成“未審核”狀態，項目辦要及時進行重新審核。項目辦根據本省（市）項目辦分配的崗位和人數進行對接，對符合條件的學生，統一組織體檢，體檢合格的，在系統中進行錄取對接工作。
（2）省級項目辦
招募省級項目辦審核錄取學生操作示意圖（點擊下載查閱大圖）
招募省項目辦按照全國項目辦招募指標分配表、學歷比例要求和崗位需求在系統中對錄取情況進行審核，報全國項目辦備案，將審核結果反饋至服務省，并根據本省報名意向分布情況積極與各服務省協商派遣人數。各省級項目辦要在系統中建立候備人選庫。
服務省項目辦招募選拔期間工作示意圖（點擊下載查閱大圖）
服務省在招募選拔前期進行崗位錄入和崗位分配，隨時關注意愿選報本省的人員分布情況，積極與各招募省協調派遣人數，并確定本省錄取志愿者的錄取信息。
二、日常管理
志愿者日常管理工作，系統采用“一鍵管理＋選擇向導”模式。系統支持省級和縣級項目辦對志愿者的垂直雙重管理，省級項目辦擁有更高權限。
（一）志愿者延期服務統計（每年3、4月）
1.志愿者
延期服務統計志愿者操作示意圖（點擊查閱大圖）
根據服務協議，志愿者本人需在服務期滿前兩個月書面向縣級項目辦申請延期服務，（并在系統中管理欄中提交延期服務申請，）經同意后方可延期。
2.縣級項目辦
志愿者延期服務縣級項目辦操作示意圖（點擊查閱大圖）
同意志愿者延期服務，在系統中，點選“管理服務”中的“志愿者信息”欄，點擊該志愿者“管理”欄中的“在崗”按鈕，選擇“延期管理”，彈出對話框，選擇“同意延期”選項，彈出提示框，顯示“縣項目辦同意志愿者延期”，最后點擊“確定”，完成操作。志愿者“狀態”和“管理”欄中均顯示為“在崗并延期”，表明操作成功。如操作失誤，可以再重復以上操作，選擇“不同意延期”選項，志愿者“狀態”和“管理”欄中均顯示為“在崗”，表明操作成功。
完成以上操作后，核查所有志愿者“專項行動”是否準確。如需在系統中修改志愿者專項行動類別，請點選左邊欄“管理服務”中的“修改志愿者專項行動”選項，輸入該志愿者身份證號（可由“管理服務”中的“志愿者信息”查看），正確選擇該志愿者專項行動類別，填寫修改原因，保存即可。
將所有通過延期審核的志愿者操作完畢并檢查無誤后，點擊“管理服務”中的“志愿者信息”欄尾頁底部的“提交省項目辦”按鈕，完成上報工作。
3.省級項目辦
系統將于7月下旬前清除所有處于“在崗”狀態的志愿者信息。
志愿者延期服務省操作示意圖：直管理項目（點擊查閱大圖）
（1）直管項目。省級項目辦須對“無項目辦的志愿者”（由省級項目辦直管的部分基層青年工作專項志愿者）進行延期操作。進入系統，點選“管理服務”中的“省直管項目”欄，點擊系統顯示的“無項目辦的志愿者”，點擊該志愿者“在崗”按鈕，選擇“延期管理”，彈出對話框，選擇“同意延期”選項，彈出提示框，顯示“省項目辦同意志愿者延期”，最后點擊“確定”，完成操作。志愿者“狀態”和“管理”欄中均顯示為“在崗并延期”，表明操作成功。如操作失誤，可以再重復以上操作，選擇“不同意延期”選項，志愿者“狀態”和“管理”欄中均顯示為“在崗”，表明操作成功。
在系統中修改志愿者專項行動類別，請點選左邊欄“管理服務”中的“修改志愿者服務信息”選項，在“修改專項行動”選項下輸入該志愿者身份證號（可由“管理服務”中的“志愿者信息”查看），正確選擇該志愿者專項行動類別，填寫修改原因，保存即可。
志愿者延期服務省項目辦操作示意圖：非直管項目（點擊查閱大圖）
（2）非直管項目。省級項目辦在系統中點選“管理服務”中的“志愿者信息”欄，察看“狀態”為紅色“未審核”的縣級項目辦信息。審核無誤后，點擊該項目辦的“操作”欄按鈕，選擇彈出的再次確認選項，該縣項目辦“狀態”欄變為黑色“審核通過”，表明操作成功。
所有縣項目辦審核操作完畢并檢查無誤后，點擊“管理服務”中的“志愿者信息”欄底部的“提交全國項目辦”按鈕，完成上報工作。
最后，點擊“管理服務”中的“延期志愿者統計”欄，對顯示數據核對無誤后填寫“20XX年西部計劃志愿者延期服務信息確認函”。
（二）志愿者二次信息注冊（每年8月）
1.志愿者
志愿者二次信息注冊操作示意圖（點擊查閱大圖）
8月15日前需通過系統登錄個人賬戶，進行個人信息的二次注冊。準確填寫本人服務地、服務崗位、新辦當地農業銀行普通農行借記卡號碼、聯系手機、QQ號等信息，保存即可。
2.縣級項目辦
二次信息注冊縣級項目辦操作示意圖（點擊查閱大圖）
在系統中，點擊右側“管理服務”中“志愿者信息”欄，進入審核界面。于8月15日前，逐項審核每一位志愿者的信息，主要內容包括姓名、銀行卡號等，重點要審核其服務崗位類別，在下拉框中選擇相應的專項行動名稱。
確認志愿者信息無誤后，點擊“未審核”按鈕完成對該志愿者的審核（志愿者狀態將由“未審核”變為“在崗”）。如操作失誤，項目辦可通過點擊“在崗”按鈕，并按照操作提示取消該志愿者的審核狀態。
在完成所有志愿者信息審核工作后，點擊名單最下方“提交省項目辦”完成審核工作，系統將自動清除和歸類處于“未審核”和“離崗”狀態的志愿者。如果需要修改失誤操作，可點擊“未審核”標簽，進入界面后選擇“還原”按鈕，按提示操作即可（處于“離崗”狀態的志愿者將不能被還原）。全部核實后，通過系統報上一級項目辦。
3.省級項目辦
二次信息省級項目辦操作示意圖（點擊查閱大圖）
在系統中，點擊右側管理器“管理服務”中“各縣志愿者信息”欄，進入審核界面。于8月20日前，對每個縣級項目辦工作結果進行審核，內容包括縣級項目辦名稱、志愿者人數等。確認該服務縣有關信息無誤后，點擊“未審核”按鈕（該縣狀態將由“未審核”變為“已審核”）完成審核。全部審核通過后，通過系統報全國項目辦，作為發放志愿者補貼依據。
所轄縣項目辦被審核后，縣項目辦有任何改變志愿者狀態的操作，該項目辦狀態立即變為“未審核”狀態，請隨時重新審核確認。
基層青年工作專項行動志愿者由省級項目辦在“省直管項目”中通過添加志愿者等功能，建立該項目志愿者管理組，由省級項目辦直接管理，負責審核。系統支持省級和縣級項目辦對志愿者的垂直雙重審核，省級項目辦擁有更高權限。
注意事項：
（1）縣項目辦審核本縣志愿者信息發現有誤時，請及時督促志愿者在系統中更改個人信息，縣項目辦再進行審核。
（2）在“志愿者信息”中出現非本縣所轄志愿者，項目辦不得進行審核。
（3）若項目辦名單中出現重復志愿者信息，項目辦應與志愿者核實信息后，只對其中一條信息進行審核。
（4）如出現志愿者身份證、銀行卡等信息重復而導致不能通過審核，請認真查實情況后再進行審核。如情況屬實仍無法通過審核，請與全國項目辦聯系。
（5）各省級項目辦要按照“西部計劃大學生志愿者綜合信息登記表”中相關內容進行志愿者信息備份，同時對每月離崗人員名單進行備份。
（三）每月在崗位人員統計（每月月初）
1.志愿者
志愿者離崗操作示意圖（點擊查閱大圖）
志愿者離崗時，在系統中進行離崗操作，應向縣級項目辦報告，辦理相關手續，交回銀行卡，并在系統中注明離崗原因。
2.縣級項目辦
每月在崗人員統計縣級項目辦操作示意圖（點擊查閱大圖）
在系統中點擊右側“管理服務”中“志愿者信息”欄，選擇志愿者信息中的“在崗”按鈕，然后通過選擇向導對志愿者延期申請、離崗統計、就業信息統計等日常工作進行管理。
（1）志愿者申請在崗服務。請點擊“在崗”并選擇“延期管理”，再選擇“同意該志愿者延期”，操作完成后，該志愿者狀態由“在崗”變為“在崗并延期”。如果志愿者申請在崗后又撤銷在崗，那么請再次點擊“在崗并延期”并選擇“延期管理”，然后選擇“不同意該志愿者延期”，操作完畢，志愿者狀態將重新變為“在崗”。
（2）志愿者申請離崗。請點擊“在崗”并選擇“離崗管理”，然后依次將志愿者“離崗原因”、“離崗時間”及“就業相關情況”按實際進行選擇。處于“離崗”狀態的志愿者將不能被還原，確需還原請逐級上報至上一級項目辦并說明原因，由全國項目辦審核后統一協調。
（3）志愿者申請調換崗位。縣項目辦將其狀態改為“未審核”之后志愿者才能重新選擇、填報新崗位，由服務崗位所在地項目辦進行重新審核。另外，也可以由省級項目辦直接從系統中進行調整。
（4）志愿者信息變更。志愿者銀行卡丟失后補辦及聯系方式改變等信息出現變更，由志愿者自行在系統中及時修正，方能保證補貼準確發放和通知到本人。
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